Kommt aus deiner Anmeldung. Team und Kostenstelle werden über deine E-Mail aus Moco ergänzt.

Reine DM-Reise (Onboarding, interner Termin), oder gibt es einen Kundentermin? Bei Kundenbezug werden Kunde und Projekt abgefragt, damit die Kosten später zugeordnet werden können. Reisen im Kundenauftrag mit Weiterberechnung gehören zu „Reisekosten extern“.

Mitarbeiter:in, Team oder Bereich, dem die Anschaffung oder Reise zugutekommt. Beispiel: „Team SEA“, „Kreation“, „Alexander Martel“.

Bitte angeben, für wen die Anforderung ist.

Kostenstellen kommen aus Moco, sie hängen dort an den Teams. Bei Kundenprojekten schlägt das Formular das Team der Projektleitung vor, sonst dein eigenes Team. Du kannst den Vorschlag ändern. Pflicht bei Kundenbezug, sonst optional.

Kostenstelle fehlt.

Steuert Buchungskonto und Rückfragen. Lizenz = wiederkehrend (SaaS, Abo). Software = Einmalkauf. Bei Unsicherheit „Sonstiges“ wählen und im Text erklären.

Bitte eine Kategorie wählen.

Was soll beschafft werden?

Shop-Link, Angebots-PDF-Link oder Lieferantenseite. Spart Finance die Suche.

Freelancer, Fotograf:innen und Influencer:innen als Einzelpersonen lösen oft die KSK-Abgabe aus (4,9 % auf das Netto-Honorar). Agenturen und GmbHs nicht.

Bitte die Art wählen.

Der Anlass entscheidet mit, ob die Reise an den Kunden weiterberechnet werden kann. Kundenworkshops und Kundentermine meist ja, Onboarding und interne Termine nein.

Bitte den Anlass wählen.

Bitte Verkehrsmittel wählen.

Bei Ja bitte Nächte und geschätzte Kosten angeben. Buchung läuft über Finance oder als Auslage, siehe Schritt Zahlung.

Wer fährt mit? Wichtig bei PKW-Fahrgemeinschaften, damit nicht mehrere Personen dieselbe Strecke abrechnen.

Warum wird das gebraucht, und was passiert ohne? Zwei bis drei Sätze reichen. Bei Reisen: Ziel des Termins. Bei Lizenzen: Kündigungsfrist und ob es eine Alternative gibt.

Eine kurze Begründung ist Pflicht.

Dringend = innerhalb weniger Tage, sonst entsteht Schaden oder Stillstand. Rechtzeitig = es gibt ein Datum, aber Luft. Kein Zeitdruck = kann in die nächste Sammelrunde.

Bitte Dringlichkeit wählen.

Einmalig = Kauf. Monatlich oder jährlich = Abo. Bei Abos wird die Laufzeit abgefragt, damit die Gesamtbelastung sichtbar wird.

Wie viele Monate bzw. Jahre wird das mindestens bezahlt? Bei Monatsabos mit Jahresbindung: 12. Danach kündbar? Bitte in der Begründung notieren.

Laufzeit fehlt.

Wird der Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt? „Weiß ich nicht“ ist keine Option: im Zweifel mit der Projektleitung klären, bevor der Antrag rausgeht.

Bitte entscheiden.

1 bis 99.

Marge auf den Einkaufspreis. Prozent oder fester Betrag. „Kein Aufschlag“ bei reiner Durchleitung, etwa Mediabudget oder Reisekosten.

Wert fehlt.

Hat der Kunde den Kosten schriftlich zugestimmt (Mail, Angebot, Auftrag)? Ohne Freigabe trägt DM das Risiko. „Nicht nötig“ nur, wenn der Betrag im bestehenden Auftrag oder Budget gedeckt ist.

Bitte angeben.

Revolut-Karte: Finance schaltet den Betrag für eine Person frei, die dann bestellt. Rechnung an DM: Lieferant stellt an DM, Zahlung im wöchentlichen Zahllauf. Auslage: Mitarbeiter:in zahlt vor, Erstattung gegen Beleg. Pleo wird nicht mehr genutzt.

Bitte Zahlungsart wählen.

Wer soll bestellen können? Mehrere Personen mit Komma trennen.

Mindestens eine Person.

Name fehlt.

Bei wem wird gekauft? Die Vorschläge sind die Lieferanten aus Moco. Steht der Anbieter in der Liste, wird die Ausgabe in Moco direkt mit ihm verknüpft; sonst legt Finance ihn dort an.

Upload kommt später. Vorerst reicht die Info, damit Finance weiß, ob nachgefragt werden muss.